Ситуация: есть ряд абонентских счетов (несколько десятков), которые надо держать в актуальном состоянии и периодически перевыставлять, указывая в назначении нужный период (месяц) оказания услуг, а потом отправлять все это по почте клиентам, чтобы оплатили.

Для всего этого у нас используется CRM Битрикс24 и руки внимательного менеджера. Но иногда бывает так, что менеджер забывает или ошибается, и счета выставляются и отправляются не столь оперативно, как бы того требовалось.

В целом эту задачу можно автоматизировать через регулярные счета/сделки в Битрикс24. Но гибкости там не хватает, и главное — интерфейс Битрикса и регулярных счетов/сделок может показаться сложным (не может, он просто сложный). Еще можно найти приложение в маркетплейсе и постараться настроить его.

Но я был бы не я, если бы не захотел изобрести свой велосипед. Мне действительно нужно было простое и понятное решение, которое легко настроить и за которым легко следить, держа все в актуальном состоянии в одном окне.

В итоге за пару вечеров:

1. Сделал гугл-таблицу, в которой минимум необходимой информации для создания и рассылки регулярных счетов (см. скриншот ниже).

2. Написал небольшой python-скрипт, который умеет:
— Читать данные из Google Sheets.
— Формировать данные счета, включая определение типа организации по ИНН.
— Создавать счет в Битрикс24 и получать его ID.
— Формировать PDF-версию счета с печатью и подписью и скачивать её на локальный диск.
— Отправлять счет на электронную почту клиента.
— Записывать логи в Google Sheets, включая текущую дату и время в Иркутском часовом поясе.

3. Сделал удобный шаблонизатор для всех текстов, чтобы преобразовывать %month%, %year% в отчетный месяц и год. Дополнительно сделал преобразование %ИНН% в название компании, например текст "Счет для %3811030851%" преобразуется в "Счет для ООО АДИКТ".

4. Работа с Битрикс24 реализована через входящий вебхук (минимум касаний с Битриксом) и REST API.

5. Скрипт упаковал в Yandex Cloud Function и выставил триггер-таймер для запуска.

Все работает как часы. 🙂

Пока все нормальные директора ищут себе личных ассистентов, я в «Адикт» ищу делопроизводителя-офис-менеджера для всего нашего офиса.

Нужен человек, который будет поддерживать комфортную и эффективную работу офиса и компании. Со своей работой я пока справляюсь 💻

Обязанности по делопроизводству:
— Ведение архива (бумажного и электронного).
— Работа с документами (подписание у ответственных лиц, сканирование, систематизация).
— Управление почтовой корреспонденцией (кое где еще осталась бумажная почта, поэтому отправка и получение).
— Формирование платежей (обучим).
— Работа с документами курьеров (прием, подписание).
— Выполнение других поручений, связанных с делопроизводством.

Обязанности по офису:
— Обеспечение сотрудников всем необходимым (мы выпиваем более 10 кг отличного зернового кофе из Атласа в месяц).
— Поддержание порядка в офисе, чтобы все было на своих местах.
— Помощь в организации разделения и сортировки вторичного сырья (мы ответственные ребята).
— Помощь в организации рабочих мест для новых сотрудников (поиск и заказ столов, стульев, техники и прочего).
— Вызов мастеров для ремонта и обслуживания.
— Организация стирки ковров и подушек (по факту — просто вовремя заказывать клининг).

Чего мы ждем:
— Внимательность, аккуратность, ответственность, исполнительность.
— Проактивность и умение задавать вопросы.
— Опыт работы с документами и владение ПК.

Работы всего на несколько часов в день, поэтому мы готовы рассмотреть кандидатов на неполный рабочий день. Ну и как понимаете — опыт тут не особо важен.

У нас большой и уютный офис в центре города на берегу Ангары, молодой и дружный коллектив, теплая атмосфера. А еще мы очень любим дизайн, маркетинг и IT.

Напишите пару слов о себе на [email protected], чтобы мы могли пригласить вас для знакомства. Ну и отправьте срочно своим друзьям! 🤪

Ситуация:

Сегодня я чудом успел продлить домен everypay.ru. Все потому, что уведомления приходили на почту, которую я не видел. А не видел потому, что вся моя почта собирается в один почтовый ящик через импорт, и этот импорт сломался. С декабря я не получал почту с одного из ящиков (всего 800 писем, кстати).

Мне повезло, но полагаться на везение такая себе история. Поэтому потратил 3 часа на решение.

Что нужно:

По сути мне нужно проверять статус подключенных почтовых ящиков в Gmail (почта собирается там) и уведомлять о проблемах. Встроенных инструментов проверки нет, надо ходить самому и смотреть, поэтому сначала думал как решить эту задачу.

Варианта придумалось два:

— отправлять тестовые емейлы и проверять их получение.
— ходить как-то на вкладку с настройками в gmail и смотреть, нет ли там ошибок.

Первый вариант мне не понравился, потому что это надо потом чистить почту и в целом какая тут автоматика на проблемы и решения. Второй звучит классно и я сразу подумал о том, что сделать это можно через Chrome extension.

Ну а дальше все как в тумане.

Когда туман рассеялся, я получил расширение хрома, которое автоматически выполняет проверку состояния подключенных почтовых ящиков в Gmail каждый день в 12 часов дня по местному времени и отправляет уведомления о проблемах через Telegram.

Ключевые компоненты:

— background.js - фоновый скрипт, который управляет запуском проверки, обработкой сигналов (alarms) и отправкой уведомлений через Telegram.
— content.js - контентный скрипт, который выполняет проверку состояния подключенных почтовых ящиков на странице настроек Gmail.
— Chrome Alarms API - используется для запуска проверки в 12 часов дня каждый день.
— Chrome Storage API - используется для сохранения времени последней проверки, чтобы можно было определить, была ли пропущена проверка.
— Telegram Bot API - используется для отправки уведомлений о проблемах.

Ну красота же! Теперь домены и важные письма я точно не проебу. 🥳